Wenn Sie über die Plattform für sichere Kommunikation in Bayern (im Folgenden: "Plattform") mit den angeschlossenen öffentlichen Stellen (insbesondere Behörden und Kammern) sicher elektronisch kommunizieren möchten, müssen Sie die nachfolgenden Nutzungsbedingungen akzeptieren:
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Betreiber
Die Plattform ermöglicht eine verschlüsselte elektronische Kommunikation zwischen Bürgern / Unternehmern (Nutzern) und angeschlossenen öffentlichen Stellen (insbesondere Behörden und Kammern). Ziel ist es, einen datenschutzkonformen elektronischen Zugang zur Verwaltung zu schaffen. Die Plattform wird durch das Bayerische Staatsministerium für Digitales betrieben.
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Freiwilligkeit der Nutzung
Die Nutzung der Plattform erfolgt auf freiwilliger Basis. Dies gilt für Sie als privaten Nutzer, aber auch für die öffentlichen Stellen. D. h. Sie können über die Plattform nur die Stellen erreichen, die sich an die Plattform angeschlossen haben. Eine aktuelle Liste der angeschlossenen öffentlichen Stellen finden Sie hier.
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Kosten
Die Nutzung der Plattform ist für Sie kostenfrei.
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Zugang
Damit Sie über die Plattform mit einer angeschlossenen öffentlichen Stelle in Kontakt treten können, müssen Sie sich registrieren (siehe Nutzungsbedingungen des Authentifizierungsdienstes) und sich mit Ihrem im Rahmen der Registrierung festgelegten Benutzernamen und Passwort an der Plattform anmelden. Für die Wahrung der Vertraulichkeit der Zugangsdaten sind Sie selbst verantwortlich.
Die Plattform verwendet aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Wenn Sie diese Funktion durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers abschalten, können Sie die Plattform nicht nutzen.
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Benutzerkonto
Mit der Registrierung wird Ihr Benutzerkonto angelegt und aktiviert. Dieses wird automatisch gesperrt, wenn Sie fünfmal hintereinander zu Ihrem Benutzernamen das falsche Passwort eingegeben haben. Es kann darüber hinaus durch den Betreiber gesperrt werden, insbesondere wenn
- wiederholt Werbung, Kettenbriefe, Schneeballsysteme mit entsprechenden Bittgesuchen oder rechtswidrige, offensichtlich irreführende oder diskriminierende Inhalte an Behörden übermittelt werden,
- mehrmals über dieses Postfach Viren und sonstige Schadsoftware hochgeladen werden oder
- Manipulationen über die Herkunft von Sendungen festgestellt werden.
Über die automatische Sperrung werden Sie per E-Mail informiert. Sie können Ihr Benutzerkonto selbst jederzeit sperren, etwa wenn eine andere Person Kenntnis von Ihrem Passwort erlangt hat. Wenn Sie in Ihrem Benutzerkonto auffällige Aktivitäten feststellen, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an direkt@bayern.de mit.
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Fallpostfach
Die Kommunikation mit den angeschlossenen öffentlichen Stellen erfolgt über Fallpostfächer. Sie müssen je Anliegen ein Fallpostfach in der Plattform anlegen, um darin Dokumente hochladen sowie Nachrichten versenden und empfangen zu können. Über den Eingang einer Nachricht in Ihrem Fallpostfach werden Sie per E-Mail informiert.
Ein Fallpostfach steht nur zeitlich beschränkt zur Verfügung. Wenn Sie es länger als sechs Monate nicht nutzen, werden Sie per E-Mail aufgefordert, es innerhalb eines Monats entweder durch Versand einer neuen Nachricht zu nutzen oder noch nicht lokal abgespeicherte Dokumente in diesem Zeitraum herunterzuladen. Bei fortbestehender Inaktivität wird das Fallpostfach nach Ablauf der Monatsfrist automatisch gelöscht.
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Zulässige Dokumentenformate
Über das Fallpostfach können Sie ausschließlich die folgenden Dokumentenformate hochladen und versenden:
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Dateiformate für Text:
- PDF und PDF/A
- DOC und DOCX (nur ohne aktive Komponenten / Makros)
- TXT
- RTF, ab Version 1.6
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Dateiformate für Bilder:
- TIFF
- JPG oder JPEG
- GIF
- PNG
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Dateiformate für Text:
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Maximale Dokumentengröße
Einzelne hochzuladende Dokumente dürfen nicht größer als 5 MB sein. Die maximale Größe einer Nachricht einschließlich der angefügten Dokumente an eine angeschlossene Stelle darf 10 MB nicht überschreiten.
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Virenprüfung
Neben der Prüfung von Art und Größe werden die Dokumente beim Hochladen auf Schadsoftware, insbesondere Computerviren, geprüft. Falls Schadsoftware oder ein anderer Fehler festgestellt wird, ist das Hochladen nicht möglich. In diesem Fall wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
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Datensicherheit
Die zu versendenden Dokumente werden über das sichere Hypertext-Übertragungsprotokoll "https" hochgeladen und auf der Plattform verschlüsselt abgespeichert. Der Versand an die zuständige Stelle erfolgt als verschlüsselte E-Mail (Zertifikat der Bayerischen Verwaltungs-PKI). Auf dem gleichen Weg zurück können Sie Dokumente der zuständigen Stelle empfangen.
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Datenschutz
Durch die Nutzung der Plattform erhalten Sie die Möglichkeit, mit den angeschlossenen öffentlichen Stellen in Kontakt zu treten und diesen dabei Daten zu übermitteln. Das Bayerische Staatsministerium für Digitales hat die Aufgabe übernommen, diese Plattform im Auftrag der angeschlossenen öffentlichen Stellen zur Verfügung zu stellen.
Die angeschlossenen öffentlichen Stellen bleiben selbst für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten verantwortlich. Die notwendigen Informationen des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales nach Art. 13 DSGVO entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Plattform.
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Schriftformbedürftige Dokumente
Ist gesetzlich die Schriftform angeordnet, können Dokumente nicht formwahrend über die Plattform übermittelt werden, es sei denn, sie sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Wenn keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird, müssen Sie daher zur Wahrung der Schriftform die Dokumente zusätzlich ausdrucken und handschriftlich unterschrieben der zuständigen Stelle zukommen lassen.
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Bekanntgabe von Verwaltungsakten
Vor dem Versand einer Nachricht haben Sie die Möglichkeit, durch Setzen eines "Häkchens" der elektronischen Bekanntgabe eines Verwaltungsakts zuzustimmen. Die Einwilligung bezieht sich nur auf die konkret ausgewählte Leistung, zu der Sie der Behörde eine Nachricht geschickt haben. Sie kann jederzeit durch Löschung des Fallpostfachs mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die zuständige Stelle kann dann Ihnen gegenüber einen (elektronischen) Verwaltungsakt über die Plattform bekannt geben, indem sie den Verwaltungsakt in Ihr Fallpostfach einstellt. Über eine im Fallpostfach eingegangene Nachricht werden Sie außerdem mit einer Benachrichtigungs-E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie ggf. auch Ihren Spam-Filter.
Bitte beachten Sie: Mit dem Einstellen des Verwaltungsaktes in Ihrem Fallpostfach wird Ihnen der Verwaltungsakt bekannt gegeben. Das Einstellen der Nachricht in Ihr Fallpostfach setzt damit Widerspruchs- und Klagefristen in Gang. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Nachricht nicht gelesen haben, obwohl die Plattform technisch zur Verfügung stand. Für die regelmäßige Kontrolle Ihres Fallpostfachs sind Sie selbst verantwortlich.
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Fristen
Häufig sind Anträge oder Mitteilungen an Fristen gebunden. Wenn Sie eine Frist wahren möchten, müssen die zur Fristwahrung erforderlichen Unterlagen vor Fristablauf vollständig bei der zuständigen Stelle eingegangen sein. Sie können von der zuständigen Stelle eine Empfangsbestätigung zum Nachweis des Eingangs anfordern, indem Sie vor dem Versand Ihrer Nachricht über die Plattform die entsprechende Option auswählen.
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Haftungsausschluss
Der Betreiber der Plattform übernimmt keine Garantie oder Haftung für den Übermittlungserfolg. Aus technischen Gründen kann auch kein zeitlich uneingeschränkter Zugriff auf die Plattform gewährleistet werden, es wird jedoch eine technisch bestmögliche Verfügbarkeit angestrebt. Für fachliche Inhalte wird keine Verantwortung übernommen.
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Schutzrechte
Die Plattform wurde vom Freistaat Bayern entwickelt. Durch die Nutzung werden keine Rechte an der Plattform eingeräumt. Sie tragen die Gewähr dafür, dass die den zuständigen Stellen zur Verfügung gestellten Dokumente im Rahmen der Fallbearbeitung frei genutzt werden können und keine Rechte Dritter verletzt werden.
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Änderung der Nutzungsbedingungen
Der Betreiber der Plattform behält sich vor, die Nutzungsbedingungen anzupassen, um rechtliche, technische oder sonstige Änderungen zu berücksichtigen. In diesem Fall werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sollten Sie mit den Änderungen nicht einverstanden sein, können Sie innerhalb von 6 Wochen widersprechen. Falls Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, ist keine weitere Nutzung der Plattform mehr möglich.
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Beendigung der Nutzung
Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Nutzung der Plattform zu beenden. Sie können sowohl Ihr Benutzerkonto als auch ein einzelnes Fallpostfach löschen. Selbstverständlich können Sie auch nur einzelne Dokumente oder Nachrichten in einem Fallpostfach löschen. Die Löschungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Wenn Sie ein Fallpostfach löschen, müssen Sie vorher alle darin befindlichen Dokumente und Nachrichten löschen. Eine automatische Löschung des Fallpostfachs ist nach sechs Monaten Inaktivität vorgesehen. Sie werden im Vorfeld per E-Mail darauf aufmerksam gemacht (erste Erinnerungs-E-Mail vier Wochen vor dem Löschtermin, zweite Erinnerungs-E-Mail eine Woche vor dem Löschtermin).
Wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen, müssen Sie zuvor alle Fallpostfächer löschen. Eine automatische Löschung des Benutzerkontos ist nach Ablauf von drei Jahren nach letztmaliger Anmeldung an der Plattform vorgesehen. Hierüber werden Sie im Vorfeld per E-Mail informiert (erste Erinnerungs-E-Mail zwei Monate vor dem Löschtermin, zweite Erinnerungs-E-Mail ein Monat vor dem Löschtermin). Damit das Benutzerkonto nicht automatisch gelöscht wird, reicht es aus, dass Sie sich vor dem Löschtermin erneut auf der Plattform anmelden. Im Fall der Löschung Ihres Benutzerkontos werden Ihre Daten vollumfänglich gelöscht. Sollten Sie die Plattform zu einem späteren Zeitpunkt erneut nutzen wollen, müssen Sie sich noch einmal registrieren.